Metadatos
Índice
2 Cómo se completan los metadatos
3 Metadatos en el nombre y la descripción del documento
4 Otras formas de completar metadatos
Qué son los metadatos
Los metadatos son los campos y atributos que acompañan a los documentos de una categoría determinada.
Cada categoría puede tener distintos metadatos en función del tipo de documento que se vaya a almacenar en ella, por ejemplo para un contrato de Alquiler podría guardarse los datos del propietario, el inquilino, o su periodo de validez.
Cuando se han definido los metadatos de un documento, en la ventana de detalles se muestra la información al usuario como en una base de datos.
Al añadir metadatos a una categoría se pueden realizar búsquedas por el valor de los mismos, por ejemplo se podría buscar un contrato de alquiler por la referencia catastral del inmueble, o buscar los contratos de 5 años.
Cómo se completan los metadatos
Los metadatos se completan desde la ventana de detalles del documento.
Para completar los metadatos hay que seleccionar el campo que se va a rellenar y escribir el valor deseado. Cuando se terminan de completar los metadatos se guardan los cambios y se cierra la ventana de detalles.
En R2 Docuo puede haber campos de varios tipos, texto, número, moneda, fecha, listas desplegables, etc...
En función del tipo de campo seleccionado R2 Docuo permite escribir un valor u otro. Por ejemplo en los campos tipo número y moneda sólo se permite escribir caracteres numéricos.
Los campos de tipo lista desplegable con búsqueda y los de tipo archivo permiten realizar acciones adicionales, como por ejemplo crear nuevos valores en la lista con búsqueda o, en el caso de los campos de tipo archivo, convertir a pdf el archivo, firmarlo o generarlo desde plantilla.
Modificar o añadir valores en los campos tipo lista con búsqueda
En el caso de los campos tipo lista desplegable con búsqueda siempre que se tengan los permisos necesarios se pueden añadir nuevos valores a la lista o modificar los existentes.
Para modificar los valores existentes hay que seleccionar el valor que se va a modificar y pulsar los tres puntos que aparecen a la derecha del campo.
Se abre la ventana del campo desde la que se realizan las modificaciones. Al aceptar se guardan los cambios en la lista.
Para añadir valores nuevos hay dejar el campo vacío y pulsar los tres puntos que aparecen a la derecha del campo.
En la ventana para crear nuevos campos se añade el nuevo valor de la lista con búsqueda y se aceptan los cambios.
Acciones sobre los campos tipo archivo
Los campos de tipo archivo permiten generar el archivo desde plantilla, convertirlo a PDF y firmar electrónicamente.
Desde la ventana de detalles al seleccionar el campo con el botón derecho del ratón aparece la lista de opciones disponible, en función del tipo de archivo que se haya subido se mostrarán distintas opciones.
Por ejemplo si el archivo almacenado no es de Microsoft Office no aparece la opción "Convertir a pdf", si la categoría a la que pertenece el documento no tiene plantilla asignada no aparecerá la opción "Generar desde plantilla".
Metadatos en el nombre y la descripción del documento
R2 Docuo permite configurar las categorías para que al crear un nuevo documento tanto el nombre como la descripción tomen el valor de determinados metadatos.
El documento se crea de la forma habitual, se completan los metadatos y se guardan los cambios. Al guardar si la categoría tiene está opción configurada el nombre del documento o la descripción se modificaran cogiendo el valor que se ha establecido en el metadato correspondiente.
Otras formas de completar metadatos
Completar metadatos desde la lista de resultados
También se pueden completar los metadatos de varios documentos a la vez desde la lista de resultados. Para ello se seleccionan los documentos que se pretendan modificar y desde el menú contextual se selecciona "Establecer campos" o "Establecer atributos" según corresponda.
Para establecer un valor hay que pulsar en el cuadro de texto de la columna "Nuevo valor" y escribir el valor deseado.
Al aceptar se modificará el valor de los campos de los documentos seleccionados.
Completar metadatos desde plantilla
Otra forma de completar o modificar metadatos en documentos existentes es crear una plantilla para importación de datos con los metadatos actuales e importar la plantilla con los campos modificados.
Para crear la plantilla de importación hay que seleccionar la categoría con el botón derecho del ratón y elegir la opción "Generar plantilla para importación de datos"
En el desplegable "Contenido" de la ventana para generar plantillas se selecciona "Plantilla con cabeceras y metadatos de los documentos"
Se genera una plantilla Excel con los metadatos de todos los documentos existentes en la categoría, desde esta plantilla se completan los valores.
Al modificar una plantilla de importación hay tener en cuenta que desde está plantilla no se crean registros nuevos, sólo se modifican los valores de los registros existentes en la categoría, si el campo tiene datos el importador los sobrescribe, si el campo está vacío lo completa con los valores facilitados.
Para importar la plantilla y realizar los cambios hay que seleccionar la categoría con el botón derecho del ratón y elegir la opción "Importar datos"
El progreso de importación se puede ver desde la ventana de transferencia de archivos.
En la pestaña "General" de los detalles del documento, presionando el botón "Excel ..." de la barra botones se exportan todos los metadatos, la lista de anexos y de seguimientos a una hoja de cálculo de Excel.
